Ongelmanratkaisu ja parantaminen

Julkaistu 09.04.2013    Kirjoittanut Jouni Väisänen  Tilaa RSS

Voisiko kesärenkaiden vaihtoprosessin suunnitella uudelleen?

Autokorjaamo11.jpg

Kahvi polttaa suutani. Olen ottanut pahvimukillisen kahvia rengasliikkeen automaatista. Se maistuu melkein kahville. Viimevuotinen rengasmainoksen kalenterityttö tuijottaa suurilla silmillään vastapäiseltä seinältä. Katselen likaisen ikkunan läpi auringonpaisteiselle pihalle, jossa haalaripukuiset rengasliikkeen työntekijät pyörittelevät selkä kyyryssä renkaita pihan läpi puikkelehtien asiakkaiden autojen välistä.

Vaihto2.jpg

Nykytilankuvaus

Varasin kesärenkaiden vaihdon jo viikkoja sitten. Tulin liikkeeseen täsmällisesti 15:30 saamani ajan perusteella. Haalaripukuinen kaveri kassalla otti minulta avaimet ja pyysi istumaan hetkeksi. Toimistoapulainen vastailee tiskillä puhelimeen ja myy "ei oota", koska kaikki ajat on varattu ja seuraavat vaihtoajat ovat vasta viikon kuluttua. Kuulostaa siltä, että noin puolet työtilaisuuksista valuu muille.

Olen istunut nyt noin puoli tuntia toppatakki päällä, kuuma pahvimuki kädessäni. Aurinko paistaa suoraan silmiini ja minulla on kuuma. Menen pihalle katsomaan, joko autoni olisi jo käsittelyssä. Ei ole. Autoni on vieläkin pysäköitynä takarivissä, koska myöhemmin tulleet ovat jättäneet autonsa eturiviin keskelle ruuhkaista pihaa. Talitintti laulaa orapihlaja-aidassa.

Seison hämärän hallin ovella ja huomaan heti, ettei prosessia ole suunniteltu kovin fiksusti. Ainakin minusta se näyttää sotkuiselta kaaokselta. Hallissa on neljä autonosturia hiukan vinottain ulkoseiniin päin. Jokaisen nosturin päälle on ajettu auto ja jokaisessa pisteessä yksi työntekijä vaihtaa renkaita. Renkaat haetaan trukilla korkeavarastosta auton rekisterinumeron perusteella nosturin viereen. Uudet renkaat ovat pihan perällä kontissa. Renkaat haetaan etukäteen, yleensä liian aikaisin, ja ne vievät paljon liikkuma- ja työtilaa hallista. Hallissa on ruuhkaa. Siellä on nosturilta alas peruuttavia autoja, trukkeja ja työntekijöitä, jotka risteilevät renkaiden kanssa omien työpisteidensä ympärillä. Kuraisella lattialla on ilmanpaineletkuja sykkyrällä ja kuormalavallinen loppuun käytettyjä kuorma-auton renkaita vailla suuntaa. Ihmisillä näyttää olevan kova kiire.

Korjaamo3.jpg

Minulta avaimet ottanut kaveri siirtelee pihalla autoja pois edestä saadakseen minun autoni nosturille. Hallin ovella on ruuhkaa, kun sieltä on samanaikaisesti peruuttamassa valmis auto ulos. Valmiiden autojen talvirenkaita on hallin ulkopuolella, oven vieressä odottamassa säilytykseen vientiä.

Ovella on paljon risteävää liikennettä, ihmisiä, autoja ja renkaita tulossa ja menossa. Tämä toistuu päivästä toiseen. Olen myöhässä jo yli tunnin alkuperäisestä aikataulustani. Miksi tämä on niin vaikeaa? Formuloissa renkaiden vaihtoon menee aikaa muutama sekunti.

Kaveri peruuttaa autoani hallista ulos, täytyy näköjään viedä se vielä pesuunkin. Menen sisälle toimistoon maksamaan vaihtotyön ja renkaiden säilytysmaksun. Laitetaan Visalle. Avaimet löytyvät auton virtalukosta. Kiitos! Minulle ehdotetaan kassalla uusien renkaiden ostamista, kun nämä alle vaihdetut ovat melkein finaalissa. Olisinpa tiennyt aiemmin...

Palvelunlaatu asiakasnäkökulmasta

Aikaa kului yhteensä yksi tunti kolmekymmentäkaksi minuuttia, (kokonaisläpimenoaika) joka oli suurimmaksi osaksi minulle arvoa tuottamatonta aikaa (NVA). Onkohan yritys tunnistanut tarpeen parantaa palvelun laatua ja tuottavuutta? Pitäisikö rengasliikkeen johdon ja työntekijöiden pysähtyä hetkeksi miettimään miten tämän voisi hoitaa helpommin ja tehokkaammin? Miten lyhentää läpimenoaikaa, pienentää vaihtelua ja parantaa asiakaspalvelua? Ymmärretäänkö edes vaihtelun merkitystä prosessissa?

Inputit24.jpgKerronta5.jpg

Miten ratkaistaan? Voisiko prosessia jotenkin parantaa?

Olisiko tähän mitään menetelmää tai työkalua? Ideariihi, ongelmanratkaisutyökalut, kalanruoto, prosessikuvaukset, SPC, jne. Pitäisikö tutkia missä kohtaa on prosessin pullonkaula? Mikä on jakso- tai tahtiaika? Voisiko VSM kuvasta olla jotain hyötyä. Olisiko 5S menetelmästä hyötyä? Mikä on läpimenoaika ja kuinka paljon se sisältää hukkaa? Onko mittareita käytössä? Onko kukaan ajatellut mitä halutaan tai mikä on tavoite? Voisiko prosessia yksinkertaistaa ja parantaa? Vastaus: Kyllä voi, mikäli niin halutaan!

Kysytään viisi kysymystä:

  1. Mikä on tavoitetilamme? (Haaste)
  2. Mikä on todellinen tilamme nyt? (Nykytilanne)
  3. Mitkä esteet estävät meitä nyt saavuttamasta tavoitetilaa? Mihin esteeseen olemme nyt keskittyneet?
  4. Mikä on seuraava askeleemme? (Seuraavaan PDCA -syklin alkuun)
  5. Milloin voimme mennä katsomaan, mitä olemme oppineet tuon askeleen ottamisesta

Edellä mainitut työkalut ja konseptit eivät itsessään ratkaise yhtään mitään. Parantaminen lähtee aina ongelman tunnistamisesta, ajattelusta ja suunnittelusta, sitten tulevat vasta työkalut avuksi. Usein tarvitaan melko perinpohjaista ajattelutavan muutosta ja muutoksen johtamista koko organisaatiossa.

Suunnitellaanpa parempi tulevaisuuden tila = Keksitään originaali idea renkaanvaihtoon

Asetetaan renkaanvaihdon tavoitteeksi kokonaisläpimenoaika portilta portille kuusi minuuttia. Voisiko tämän tavoitteen ratkaista uudella toimintamallilla? Mitä jos renkaanvaihtoprosessiin määritettäisiin jaksoaika, jota asiakkaat ja koko prosessi noudattaisivat. Renkaanvaihtoprosessi voisi toimia näin: Asiakkaat tulevat sovittuun aikaan, ajanvarauksen yhteydessä annetussa aikaikkunassa rengasliikkeen pihaportista sisälle, jossa heidän ilmoittautuminen ja palvelumaksu otetaan vastaan. Tämän jälkeen he ajavat saapumis- järjestyksessä kaistaa pitkin halliin autonosturille. Halliin ajamisen tahtia (prosessin suunniteltu jaksoaika) ohjataan liikennevaloilla. Hallinosturin jokaisessa neljässä kulmassa odottaa työntekijä valmiina vaihtamaan yhden renkaan. Asiakas istuu autossa koko vaihtoprosessin ajan. Vaihdettavat renkaat toimitetaan ajanvarauksen perusteella juuri oikeaan aikaan autonosturille, viereisestä, hyvin organisoidusta varastosta. Alta pois vaihdetut talvirenkaat laitetaan auton kyytiin tai rullarataa pitkin pesuun ja säilytykseen. Renkaanvaihdon jälkeen asiakas ajaa suoraan eteenpäin hallin toisessa päässä olevasta portista ulos. Kiitos hyvästä palvelusta ja näkemiin!

Toimivakorjaamo6.jpg

Toimiiko?

Olisiko tämä oikeassa elämässä mahdollista. Voisiko tuo kehittämämme originaali idea toimia? En osaa sanoa. Tuskinpa se olisi noin yksinkertaista. Ratkaisua pitäisi varmasti kehittää edelleen ja testata se käytännössä eli tieteellisesti, jonka jälkeen se vasta johtaisi systeemin parannukseen.

Formuloissa renkaiden vaihtoon menee muutama sekunti. Ymmärrän, että niissä piireissä vaihtoa on treenattu satoja tai tuhansia tunteja. Ei ole sattumaa, että he ovat todella nopeita. Kaikki turhat liikkeet ja hukka on karsittu pois, kaikki liikkeet on huolellisesti mietitty. Moottoriurheilussa tuhannesosasekunnit voivat ratkaista miljoonien eurojen vuositulot.

Miten teillä, haaveiletko paremmasta toimintamallista? Kehittäkää oma originaali idea ja lähtekää testaamaan sitä! Ratkaiskaa ongelma ja parantakaa mallia.

Ennenjlkeen7.jpg

Tässä sinulle protokolla helpottamaan parannusprojektisi toteuttamista:

Määritä parannuskohde ja valitse arvovirta

1. Määritetään Business Case ja strategiset päämäärät, (Aikaan, rahaan vai laatuun liittyvä ongelma?)
2. Kohteen tunnistaminen / arvovirran valitseminen (Tee tuotemäärä -analyysi (Product-Quantity ) tai tuotereitti -analyysi (Product-Routing) selvittääksesi todellisen arvovirran )

Kuvaa nykytila ja suunnittele parannus

3. Arvovirtakuvaus (VSM): virtauksen esteiden ja hukan tunnistaminen (Nykytilankuvaus auttaa parannuksen suunnittelussa ja antaa pohjan parannusideoille = originaali idea)
4. Mittareiden tunnistaminen ja tavoitteiden asettaminen. (Mittarit ovat toiminnallisia mittareita, joihin vaikuttamalla saavutetaan Business Casen tavoitteet. Mittareille asetetaan tavoitteet, jotka luovat tulevan tilan suunnittelun kvantitatiiviset päämäärät)

Suunnittele parannus ja testaa / toteuta toimenpiteet

5. Parannuksen suunnittelu: Suunnittele virtaavampi ja hukkavapaampi prosessi. (Tee ylätason suunnitelma uudesta toimintamallista, kuinka tavoitteet saavutetaan. Muutokset kuvataan ja konkretisoidaan arvovirtakuvaukseen. VSM)
6. Toimenpiteiden toteutus ja ongelmanratkaisu (Kaikki toimenpiteet pitää aina testata ennen käyttöönottoa vrt. tieteellinen menetelmä, esimerkiksi Demingin PDCA -ympyrä)

Etene vaihe vaiheelta näin. Määritä ja suunnittele:

  1. Strateginen päämäärä
  2. Nykytilan kuvaus
  3. Tavoite ja tavoitetila
  4. Toimenpiteet
  5. Ideoiminen, ratkaisu, toteutus ja implementointi

Käytä ratkaisussa tieteellistä menetelmää

  1. Suunnittele, kehitä originaali-idea
  2. Testaa aina käytännössä
  3. Analysoi testin tulos
  4. Päätä toteutuksesta ja toteuta

 

IChart28.jpg

 

 

jouni.jpg
Jouni Väisänen

Kommentoi

(Sähköpostiosoitettasi ei julkisteta.)
Syötä kuvassa näkyvät kirjaimet ja numerot.
Captcha Code

Klikkaa kuvaa nähdäksesi uuden koodin.

  • Sirkka Kaltiainen-Ripatti

    Mielestäni esitetty ratkaisumalli on hyvä ja toimiva, vaan missäs välissä se pahvimukikahvi hörppästään :)

  • Jukka Uotila

    Tuossa on paljon ajateltavaa. Käytännössä varmaan kuitenkin useimmat alan yrittäjät löytävät heti sata syytä, miksi näin ei voisi toimia. Muutosvastarinta on vaan niin kova. Meillä korjaamolla työkalupakit on saman merkkisiä kun Ferranrin pilttuussa, mutta meillä ne on enempi tai vähempi sekaisin, eivätkä työkalut tahdo pysyä paikoillaan.

  • Tuomo Kokkala

    Onnittelut tosi hyvästä kirjoituksesta, joka varmasti koskettaa omakohtaisesti monia ihmisistä kaikenlaisissa toiminnoissa! Mikähän rengasfirma saisi ensimmäisenä mallin toimimaan? (Terveiset myös Eerolle).

  • lähes MBB :)

    Hauska esimerkki elävästä elämästä ja hyvä ratkaisuehdotus. Täytyy oikein tuota tehottomuutta ihmetellä, kun ei ole kyse edes julkisen sektorin palveluista :)

    Saman useasti kokeneena, vaihdankin taloutemme autoihin renkaat itse. Pelkkä rengasliikkeeseen ajaminen + takaisin kotiin ottaa aikaa 10min + 10min ja siinä ajassa on kausivaihto jo suoritettu per auto. Vielä yksi 10min lisää ja rengassarja on pestynä talvisäilössä. Saa siinä samalla 8-vuotias poikakin oppia, mistä kohtaa autoja nostetaan ja mihin suuntaan mutterit pyörii. Harkitsen vakavasti rengas-/tasapainotuskoneen ostoa kotitalliin...

  • Pentti Hämäläinen

    Renkaanvaihtoprosessi voi hyvinkin toimia, kuten suunniteltu. Paras anti kirjoituksessa on kuitenkin systematiikka, minkä mukaan tulee edetä: analyysi - johtopäätökset - synteesi - toteutus. Näin "palasteltuna saadaan tehtävästä kunnolla "ote",ja aidon positivismin hengessä voidaan todellisuutta hallita.

  • Kyösti Huhtala

    Omat kokemukset renkaanvaihdosta ovat olleet olennaisesti ruusuisempia, mutta silti: kirjoitus sattui hyvään saumaan, koskapa meillä täällä sotaväessä sommitellaan juuri tulevan, uljaan Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen prosesseja. Täytyypä pitää varansa, ettei tule liikaa takerrutuksi olemassaolevaan.

  • Jouni Väisänen

    Kiitokset kommenteistanne! Juuri näin Pentti, ongelmanratkaisun systematiikka on tärkeämpää, kuin tuo keksitty "orginaali idea". On tärkeää tietää missä ollaan, eli nykytila, mikä on seuraava tavoitetila, eli mitä halutaan ja mitkä esteet estävät meitä pääsemästä sinne. Vauhdikasta kesää kaikille!

  • kehveli.

    ehdotetulla toimintatapamuutoksella olisi helpotus ehkä vain yhteen ongelmaan, eli pelkkään renkaan vaihtoon. toimenpide on vain yksi monista eri töistä mitä rengasliikkeessä tehdään. siellä renkaanvaihdon lisäksi myös vaihdetaan renkaita vanteille ja tasapainotetaan, paikkaillaan renkaita, suoritetaan öljynvaihtoja, huolletaan ilmastointilaitteita, säädetään aurauskulmia ja varmaan tehdään muutakin mitä en edes tiedä, niin näitä ei pysty tekemään jonotusnumerolla tai pitäisi olla ainakin kaksi eri linjaa ja se taas tietäisi investointeja tiloihin ja työntekijöiden määrää pitäisi kasvattaa ja sehän ei käy nykyään. rengasliikkeissä on kaksi ruuhkaa, keväällä ja syksyllä. yksi mikä kismittää, niin rengasliikkeillä on tapana ottaa kiireapulaisia jotka tekevät hutiloiden mm.tasapainotuksen, ja kun vihdoin oppivat virheiden kautta hommansa niin näytetään ulko-ovea.

    "tyytyväisyys tappaa kehityksen"

Tagipilvi

malliturvallisuusFMEASPC-kortti8DriskinkartoitusLean Six Sigma Black BeltDFSSryhmätyöskentelyparannuksen johtaminenOpetusmenetelmätSPCDOEMinitab 18ISO 9000Balanced Scorecardparannustoiminnan kehittyminenCrosbyJohtaminenEDAasiakasTätä on LeanoeeVSMstabiilimenetelmätCTQgurutValue Stream MappingKingmanin yhtälösuorituskykymittaritVOCtiedonkerääminendata-analyysiDMADVtilastooperaatiotutkimusControl PlanohjaussuunnitelmaparannusBody of KnowledgePDSA-ympyrätehokkuusreunariskiMonte CarloLean Six SigmaCTPIATFHukkaDMAICtyökalutMSALaatukonferenssimixturekoesuunnitteluHarryIATF 16949paloautopeliinnovaatioennustaminenparantaminenjidokaKaikakumonimuuttujatestiarvovirtakuvausTPMpäämäärämalliacceptance samplingAsiakastarvemuutosLean HandbookOFATTuottavuusmuutoksen tuskaLaatujärjestelmähistogrammitehollinen aikaDemingasiakastyytyväisyysDesign of ExperimentsvuodiagrammilaadunparannusLittlen lakiDSDtoiminnan lainalaisuudetvalvontaDemonstraatiotTPSlaatutaulutTOCBlack BeltANOVAdatan käsittelyhukan muodotmittavirhemittaaminensekoitekoedataLeanIshikawasitoutuminenJuranhyväksymisnäytteenottotäystekijäkoeKingmanarvovirtauutiskirjeneukkarikoekustannussäästötASQsatunnainen vaihteluKatahypoteesitestausjaksoaikaMarkkinointisysteemitilastomatematiikkaohjauskorttihypoteesitestiHall of Famesyy-seurauskaaviolajittelukalanruotoerityissyyLaatutyökalutluotettava mittausasiakastyytyväisyys5SparannusmenetelmäjitParetojohtamisjärjestelmä5W2H PDCAlaadunhallintalainalaisuudetjärjestäminendatan käsittelyPDSAdatan keräysOpettaminenmonimuuttujakoekvantitatiiviset menetelmätkausaliteettiOhnoJatkuva parantaminenparannustoimintaryhmittelykaaviotehdasfysiikkamielenmallitCDAFeigenbaumISO 9001qfdMinitabkuvaaminenmittausprosessiShewhartparannusmalliSix SigmaFactory PhysicssatunnaissyyDesign for Six Sigmamittaussysteemilaadunohjausdatan laatukorrelaatioToyotaGagestandardointiLean-visiohävikkifunktiolaatu Suomessalaatuongelmanratkaisudatan luokitteluMarkkinointiprosessitoleranssiISO 9001:2015BOKlaatutyökalutlaadunkehittäjälaatu ratkaiseet-testiregressioanalyysiL8-matriisiWheelertilastollinen päätöksentekoROIprosessiBig DataLean-taloaivoriihinollavirheläpimenoaikaCombanion by Minitabvaihteluprosessikuvaus0-virhepuhdistaminendatan käsittelyShingoohjausSigmaideointivaihtelun vaikutusarvovirta-analyysiTaguchi

Arkisto