Lean -asiantuntija & projektijohtajakoulutus

10 x parempaa, 10 x nopeammin

Nyt puhutaan paljon Leanistä, mutta mitä on todella tehty ja saatu aikaiseksi? Onko toimitusvarmuusongelmat, jonot ja myöhästymiset saatu poistettua? Onko palvelu nopeutunut?

Leanista, Lean -tuotannosta, -ajattelusta ja -johtamisesta puhutaan tänä päivänä paljon, etenkin laatu- ja kehittämisihmisten parissa. Lean on systemaattinen lähestymistapa prosessin optimointiin. Optimointi perustuu uskomukseen, että missä tahansa missä tehdään työtä syntyy hukkaa (vaste: non-value added work, MUDA).

Lean on prosessijohtamisen filosofia, jonka ydin on parantaa asiakkaan kokemaa arvoa eliminoimalla ei-arvoa tuottavia toimintoja.Toimenpiteiden tavoitteena on päästä nykytilasta tavoitetilojen kautta ideaalitilaan. Keinona on jatkuva parantaminen ja virtauksen maksimointi minimoimalla hukkaa. Hukan minimointi tapahtuu hukan juurisyiden tunnistamisen ja uuden toiminnan suunnittelun avulla. Tämä mahdollistaa läpimenoajan radikaalin lyhentämisen ja organisaation joustavuuden nostamisen.

Lean perustuu käsitteille arvo, arvovirta, hukka, koneiden ja laitteiden luetettavuus, stabiilisuus, standardointi, jatkuva virtaus, imuohjaus, jatkuva parannus sekä ihmisten osallistuminen. Jo edellä olevan luettelon läpikäyminen kuvaa sitä, kuinka laajasta asiasta on kysymys.

Leanissa keskeistä on ymmärtää, mitä asiakas tahtoo ja kuinka se toteutetaan yrityksen ja asiakkaan näkökulmasta kannattavasti. Tämän määrittely, mitä se on, on paljon vaikeampaa kuin miltä se näyttää. Jo lähes 100 vuotta sitten Henry Ford määritteli kannattavan tuotannon seuraavasti:

Yksi tärkeimpiä saavutuksia Ford -tuotteiden hintojen pitämisessä alhaisina on tuotantoajan vähittäinen lyhentäminen. Mitä pitempään tuote on valmistusprosessissa, sitä enemmän sitä liikutellaan ympäriinsä ja sitä suuremmat ovat sen kustannukset

- Henry Ford, 1926 -

Toyota on täydentänyt määrittelyä ja kutsuu sitä ideaalitilaksi, johon he pyrkivät pitkällä tähtäimellä

tavoitetilojen kautta. Toyotalla on neljä tunnettua ideaalitilaa, jotka samanaikaisesti on toteuduttava:

Nolla-virhe
100 % lisäarvo
Perättäin yhden kappaleen virtaus kysynnän mukaan
Varmuus työstä ja työpaikasta

Näihin neljään päämäärään pyrkimällä ja tekemällä toimenpiteitä – luomalla ideaalitila, tavoitetila, tuntemalla nykytila ja pyrkimällä tuomaan esiin ongelmia, jotka estävät meitä pääsemästä tavoitetilaan ja ratkomalla ongelmat yksi kerrallaan, lopulta 10 - 50 ehkä jopa sadan vuoden kuluttua päästään, mihin halutaan.

Organisaatiossa johtamisen on tuettava parannusta. Kysymys on ihmisen ja organisaation oppimisesta, joka on vaativa ja aikaa vievä prosessi. Pitkä koulutus ja harjoittelu luovat riittävän pohjan ymmärtää ja sisäistää Lean menetelmiä. Lean työkaluilla on kaksinainen rooli, näkyvä ja näkymätön. Ne auttavat Leanin suuntaan, mutta ennen kaikkea ne viestivät näkymättömän tavoitetilan, johon pyritään jatkuvalla ongelmanratkaisulla. Leanista tulee dynaaminen ja se pysyy kilpailukykyisenä ja joustavana, vaikka olosuhteet muuttuvat.

Arvovirtajohtaminen ja -kuvaus - VSM

Leaniin siirtymisen ongelmana on ollut, kuinka se käytännössä toteutetaan. Arvovirtajohtamisen (Value Stream Management) ja sen yhteydessä tehtyjen kuvausten (Value Stream Mapping) tavoitteena on yhdistää Lean -työkalut ja -konseptit välittömästi palvelun ja tuotannon parantamiseen. Arvovirtajohtaminen ja -kuvaus toimivat työkaluina, joilla parannustiimi voi analysoida, mikä on nykytila, mikä on tavoitetila ja tämän pohjalta löytää ja muuttaa tämä konkreettisiksi parannuksiksi. Kyse on käytännössä siitä, kuinka systemaattisesti ja nopeasti luodaan korkean suorituskyvyn omaava työympäristö.

VSM-tekniikan esitteli Mike Rother ja John Shook ensimmäisen kerran 1998 kirjassa Learning to See. VSM ei ole vain johtamistyökalu. Se on todistettu prosessi, jolla suunnitellaan parannukset niin, että yrityksestä tulee Lean -organisaatio.

VSM on tavanomaista prosessijohtamista ja -kuvausta laajempi menettely, joka ei pelkästään kuvaa työ- tai palveluprosessia, vaan lisää samaan kuvaukseen informaatio- ja materiaalivirran sekä lukuisia prosessin ominaisuuksia kuvaavia tunnuslukuja. Tavoitteena on yksi kuva, jolla kuvataan koko toiminta. Näin saadaan parempi ymmärrys toiminnoista ja niiden yhteyksistä. Kuvaus voi olla yhtä hyvin palvelu- kuin tavaratuotannosta.

Lean asiantuntija koulutuksessa perehdytään syvällisesti VSM:n 6 vaiheeseen:

Lean -toiminta, aloitus ja parannettavan arvovirran valinta
Lean -konseptit ja -työkalut – Nykytilan tunnistaminen
Lean -arviointi ja -johtaminen – Nykytilan syvempi ymmärrys
Lean -ideaalitila – Ideaalitilan ja tavoitetilan luominen
Lean -toimenpiteet – Stabiilisuus ja suorituskyvyn parannus
Lean -toimenpiteiden jalkautus – Mitä on tehty, mitä tehdään
Uusi Lean -tavoitetila kohti ideaalitilaa

Samalla kun koulutuksessa perehdytään VSM -priorisointitekniikkaan, käydään myös läpi yksityiskohtaisesti erittäin suuri määrä Lean -työkaluja – 7 hukkaa, RTY, SPC, 5S, SMED, Poka-Yoke, OEE, Supermarket, Kanban jne. Lean -työkalujen keskeisenä tehtävänä on tuoda esille ongelmia, jotka ratkaistaan (jatkuva parannus = ongelmienratkaisu).

Oikean ongelman löytäminen (arvovirta-analyysi) ja ongelmien priorisointi ovat keskeisiä. Ongelmanratkaisu, esteen poistaminen, muodostaa parannusvaiheen. On olemassa kahdenlaisia ongelmia – erityissyyongelmia, joissa etsitään syytä ja tehdään vastatoimenpide (countermeasure) ja satunnaisyyitä, joissa parannetaan suorituskykyä ja tehdään parannus (improvement). Koulutuksessa opetetaan molempien parannusmenetelmien keskeiset periaatteet ja työkalut.